ÇİFTLİK KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

 

1- AMAÇ

 

Bu Yönergenin amacı, Çiftlik Kaymakamlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak,  alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme, politika belirleme ve önemli konularda daha sağlıklı karar almak için zaman kazandırmak, bürokratik işlemleri kısaltarak hizmetlerde sürat ve verimliliği artırmaktır.

 

2- KAPSAM

 

Bu yönerge Çiftlik Kaymakamının adına imzaya yetkili kılınanların; İlçenin genel idaresine ait yazışmalarla ilgili imza yetkilerini ve bu yetkilerin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin ilke ve usulleri kapsar.

 

3- YASAL DAYANAK

 

            Bu yönerge;  3046  sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun’un 38 nci, 3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkındaki Kanunun 34 ncü, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 27 ve 28 nci maddeleri ile Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin ilgili  hükümlerine ve 23.03.2015 tarihli Niğde Valiliği İmza Yetkileri Yönergesine  dayanılarak hazırlanmıştır.

 

4- TANIMLAR

Bu yönergede yer alan deyimlerden;

Valilik                                    : Niğde Valiliğini,

Vali                                        : Niğde Valisini,

Kaymakam                             : Çiftlik Kaymakamını

Birim                                       : Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin Çiftlik ilçe merkezindeki

    teşkilatını

Birim Amiri                            : Bakanlık ve Genel Müdürlüklerin Çiftlik İlçe Merkezindeki

   teşkilatlarının   başındaki en üst yöneticilerini,

Yazı İşleri Müdürü                 : Çiftlik Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü

Özel Kalem                            : Çiftlik Kaymakamlığı Özel Kalem Bürosunu

 

5- YETKİLİLER

Bu Yönerge ile imzaya yetkili kılınan makam ve görevliler aşağıda gösterilmiştir.

01- Kaymakam

02- Yazı İşleri Müdürü

03- Birim Amiri                                                                                                                      

 

6- İLKELER VE USULLER

 

6.1- İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Sınırları açıkça belirtilerek devredilmemiş olan yetkiler kullanılamaz.

 

6.2- Yetki devrinin yasal olarak mümkün olmadığı veya yasaların bizzat ilgili amirin imzalamasını emrettiği yazı ve onaylarda imza yetkisi devri yapılamaz.

 

6.3- İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.

(Kaymakam, gerekli gördüğünde devrettiği yetkilerini her zaman kullanabilir.)

 

6.4-Bu yönergede yer alan herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi, ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür. 

 

6.5-Birim amirlerinin; mevzuatla doğrudan kendilerine tanınan ve devredilmesi yasal olarak açıkça kısıtlanmayan yetkilerinden uygun gördüklerini, sınırlarını ve konularını açıkça belirtip bir iç yönerge şeklinde düzenlemeleri hak ve yetkileri saklıdır.

 

6.6- Kaymakam tarafından devredilen imza yetkisi kullanılırken imza yetkilisinin adının altına    “Kaymakam a. ”  ibaresi yazılacaktır.

 

6.7- Birim Amirleri, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

 

6.8- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadar açıklanır.

 

6.9- Kaymakamlıkla diğer makamlar arasında yapılacak yazışmalarda kimin imzaya yetkili olduğu; hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsamı ve önemi dikkate alınarak belirlenir.

 

6.10- İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevi başında bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Daha sonra yapılan iş ve işlemlerle ilgili olarak imzaya yetkili kişiye bilgi verilir.

 

6.11-Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen birim amirlerinin de parafı bulunur.

 

6.12-Yazıların ilgili birimce hazırlanması ve oradan yayımlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Özel Kalemde hazırlanan yazılardan bir örneği bilgi için ilgili birimine gönderilir. Bu tür yazılar için, Kaymakamın imzasına sunulmadan önce Yazı İşleri Müdürü’nün  parafı alınır.

 

6.13-Yazılarda yazıyı hazırlayandan başlayarak, imza makamına kadar bütün ara kademelerin parafının alınması esastır. Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler bu yazının yasalara, hizmet gereklerine ve resmi yazışma kurallarına uygunluğunu sağlamaktan müştereken ve müteselsilen sorumludur.

 

6.14-Onaylar, yasal dayanaklı olarak oluşturulacak, yasal dayanağı olmayan hiçbir yazı onaya sunulmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuat, yazıda ( ........... Kanunun .......... maddesi .......................... yönetmeliğinin .....................maddesi vb. gibi) açıkça belirtilecektir. Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince paraf ve imza edilmeyecektir.

 

6.15- Yazılar, varsa ekleriyle birlikte, evveliyatı olanlar veya incelemeyi gerektirenler ise dosyasıyla birlikte imzaya sunulur. Yazı ekleri; başlıklı, ek numaralı ve onaylı olur.

 

6.16- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar bizzat Birim amirleri tarafından veya konuyu bilen yetkili görevlilerce imzaya sunulacaktır.

 

6.17- Bilgi vermeyi gerektirmeyen yazılardan; Kaymakamın imzalayacağı yazılar Özel Kaleme imza kartonu içerisinde teslim edilir ve imzalandıktan sonra aynı yerden geri alınır.

  

6.18- Bakanlıklarca ya da Valilikçe Kaymakamlığımızdan görüş istenilmesinde Birim Amirleri öncelikle Kaymakam ile görüşerek mutabakata vardıktan sonra cevap yazılacaktır.

 

6.19- Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notu konulan yazıları, ilgili görevliler en kısa zamanda (gerekli ön bilgi ve belgelerle birlikte) Kaymakam ile görüşerek gereği yapılacaktır.

 

6.20- İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık ve Bağımsız Genel Müdürlüklerin işleri, Kaymakamın uygun göreceği Müdürlük tarafından yürütülecektir.

 

6.21- Kaymakamın İlçe dahilinde teftiş ve denetimde veya görev gezisinde bulunduğu sırada Kaymakam tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurlu olanların gereği ve icrası Yazı İşleri Müdürü tarafından yapılacak ve en kısa zamanda Kaymakama  bilgi verilecektir.

 

  

7- SORUMLULUK  

 

 Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından ve uygulamanın Yönergeye uygunluğunun denetiminden Yazı İşleri Müdürü ve Birim Amirleri, kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından ilgili görevliler sorumludur.

 

İKİNCİ BÖLÜM

İMZA YETKİLERİ

 

 

 

8-KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI  YAZILAR

 

 Bu yönergede Yazı İşleri Müdürü ya da Birim Amirlerinin onaylayacağı ya da imzalayacağı belirtilen yazılar dışındaki bütün yazılar

 

 9- YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN ONAYLAYACAĞI VE İMZALAYACAĞI YAZILAR   

                                                                                                                                                                                                             

9.1- İlçe İdare Kurulu raportörlük görevi

 

9.2- İlçe Tüketici Hakem Heyeti Başkanlığı görevi ve Heyete ilişkin yazılar.

 

 

10- BİRİM AMİRLERİNE DEVREDİLEN GENEL İMZA YETKİLERİ

 

10.1- İlçe içinde veya diğer İllerle yapılacak yazışmalarda 5442 sayılı İl İdaresi Kanununun 9.maddesi (b) fıkrasında belirtilen “Hesabata ve teknik hususata ait” yazılar.

 

10.2- Kaymakam onayından geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar.

  

10.3- Kaymakamın ilgili dairelere veya alt birimlere yayımlanması talimatını verdikleri genelgelerin gönderilmesine ilişkin yazılar.

 

10.4- Yeni bir hak veya yükümlülük doğurmayan, bir direktif veya icra talimatını içermeyen Kaymakamlık görüş ve takdirini gerektirmeyen mutad yazılar.

 

10.5- Ödeneklerin alt birimlere bildirilmesine ilişkin yazılar.                                                                                                                                

 

10.6- (Birim Amiri,Şube Müdürü,Hastane Başhekimi,Sağlık Ocakları Sorumlu Hekimleri,Uzman Hekimler,Okul Müdürleri dışında) Birimde  görevli tüm personelin yıllık izinleri ile 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununda belirtilen doğum, evlenme ve ölüm izinleri ile hastalık izinlerinin ve hastaya refakat izinlerinin verilmesine ilişkin onaylar. (Hastalık izinlerinin memuriyet mahalli dışında geçirilmesine ilişkin onaylar Kaymakam tarafından verilecektir.)

 

10.7- Birim Amirleri dışındaki  tüm personelin izine ayrılış ve bilahare göreve başlayışlarına ilişkin olarak yazılan yazılar.

 

10.8- İlçe içinde görev gereği  günü birlik taşıt görevlendirme onayları(İlçe dışına da olsa ambulanslar için Başhekim  ya da sorumlu hekimler)

 

10.9- Yanlış gelen yazıların iadesi ile ilgili yazılar.

 

10.10- Döner Sermaye İşletmesi bulunan birimlerin bu işletmenin faaliyet ve çalışmaları ile ilgili yazılar.

 

10.11- Haciz varakalarının imzası (Malmüdürü)

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

DİLEKÇE - EVRAK KABUL VE HAVALESİ

 

11- DİLEKÇE KABUL VE HAVALESİ

 

11.1- Kaymakamlığa doğrudan verilen veya posta ve e-mail yoluyla gelen dilekçelerden;

a) İçeriği itibariyle Kaymakamlık görüşü oluşturulmasını gerektirmeyen, bir ihbar yada şikayeti kapsamayan, bölgesel kuruluşlar ile mahalli idareler üzerindeki gözetim ve denetim yetkisiyle ilgili olmayan dilekçeler ile olay ve durumların kaydına, saptanmasına veya bilinmesine ilişkin dilekçeler İlçe Yazı İşleri Müdürü  tarafından,

b) (a) fıkrasında belirtilenler dışındaki dilekçeler Kaymakam tarafından ilgili kuruluşlara havale edilirler.

 

11.2- Bütün birim amirleri kendi daireleriyle ilgili başvuruları ve dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak alt birimlere havaleye, konuyu incelemeye ve istenen husus var olan bir durumun açıklanması veya öğrenilmesi ise bunu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye (4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu dahil) yetkilidirler. Bunlar dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

11.3- Kendisine başvurulan birim amirleri dilekçe konusunu kendi yetkileri dışında görürlerse dilekçe Kaymakama sunulacak ve görüşü doğrultusunda gereği yapılacaktır.

  

11.4- Kaymakamlık dışındaki kurum ve kuruluşlara havale edilen dilekçeler üzerine  Kaymakam, kurumların doğrudan kabul ettiği dilekçeler üzerine de birim amirleri dışındaki görevlilerce herhangi bir talimat yazısı yazılmayacaktır.

 

11.5- Tüm birimler kendilerine ulaşan dilekçeleri normal defter veya elektronik ortamda kayıt altına alıp izleyecekler ve sonucu hakkında 3071 sayılı ‘‘Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun’’da belirtilen zaman ve usule uygun olarak başvuru sahibine bilgi vereceklerdir. Elden takip edilmeyen dilekçeler için ‘‘ alındı belgesi’’  verilecektir.

 

 

 12- EVRAK HAVALESİ

 

12.1- Kaymakamlığa gelen evraklardan:

 

a) Ada (İsme) yazılı ve kişiye özel damgalı olanlar, muhatabı olan kişi veya   Makam tarafından,

 

b) Çok gizli ve gizlilik dereceli evraklar, Makam tarafından

 

c) Diğer evraklar ise evrak memurlarınca, açılıp ilgili dairelerine havalesi yapıldıktan sonra; yönergede belirtilen yetkiler çerçevesinde, Kaymakam ya da Yazı İşleri Müdürünün imzasına sunulur.

 

12.2- Aşağıda belirtilen evraklar; Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir.

 

A ) Personele kadro tahsisleri ile derece ve kademe ilerlemesine ilişkin yazıların  ilgili birimlere havalesi

b ) Ataması yapılan personelin özlük dosyalarının gönderilmesi ile ilgili evrakların havalesi

c ) Kaybolan muhtar mühürleri ile ilgili yazılar

d) Askerlik kararı alınmasına ilişkin teklif yazıları, Askerlik yoklamasını yaptırmayanlar ile ilgili olarak Askerlik Şubesi Başkanlığı ile Emniyet ve Jandarma Kuruluşları arasında yapılan yazışmaların havalesi

 

e-) Karar alınmak üzere İlçe İdare Kuruluna gönderilen evrakların havalesi

 

12.3- Bakanlıklardan gelen tüm genelgeler mutlaka Kaymakamlık Makamına arz edilecektir.

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

DİĞER HÜKÜMLER

 

 13-RESMİ YAZIŞMA USULLERİ

 

 13.1-Yazışmalar 02.02.2015 gün ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan ‘‘Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’’ esaslarına göre yapılacaktır.

 

13.2- İlçe İdare Şube Başkanları bu yönergede verilen yetkiler dışında İl İdare Şube Başkanları ile doğrudan yazışma yapmayacaklardır.

  

 

14-YÖNERGEDE BELİRTİLMEYEN HUSUSLAR

 

Bu yönergedeki tadat, tasnif ve  tarif  edilmeyen hususlarda emsal yönergeler dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emriyle hareket edilir.

 

15-YÜRÜRLÜK

 

15.1- Bu yönerge yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

 

15.2- Çiftlik  Kaymakamlığının bu konuda yayımladığı diğer emir ve talimatlar  yürürlükten kaldırılmıştır.

 

16- YÜRÜTME

 

16.01- Bu yönerge hükümlerini Çiftlik  Kaymakamı yürütür. 14.04.2015

 

 

 

                                                                                                                                    Mustafa DİNÇ

                                                                                                                                       Kaymakam